2018年2月13日

書庫整理が先か、システム導入が先か

 文書管理システム(ソフト)導入を検討するとき、書庫の文書が目録化されていなかった場合、どういう手順で進めていくのがいいのかと問われることがあります。

 理想は、書庫の文書をすべて目録化し、システムに組み込んだ上で、運用を開始することでしょう。なぜなら、過去の文書の所在をすぐに検索でき、システムを使う効果がより大きく実感できるからです。

 しかし、予算や人手、時間の関係でそううまくはいかない場合が多いのも事実です。だからといって立ち止まる必要はありません。
 システム運用を開始してから、書庫の目録は後から随時追加していくという方法もあるでしょう。目録化をアウトソーシングすることもできます。また、いきなりの新システム導入に抵抗感がある場合は、意識改革に重きを置いて、ルール作りや研修を実施することから始めるのも良いでしょう。

 どれが正解という事はありません。
 その組織の意識文化や職員の負担の度合、組織の規模によっても状況は変わってくるはずです。

 重要なのは、思い描く管理方法になるように、今できることから始めることです。