2018年2月19日

国が「公文書管理のセルフチェック結果」を公開中!

 興味深い資料をみつけました。
 総務省行政評価局がまとめた「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」(平成29年9月)です。

 この資料には、国の行政機関において実際に発見された文書管管理上の問題点等が記されています。
 例えば、1996年度に作成された行政文書が、現行のシステムでは利用できないワープロ専用のフロッピーディスクに記録されていた(P81)といったようなケースです。
 ここに示されているのは、あくまで国の行政機関の状況です。しかし、「そういえば・・・」ということがあるかもしれません。

 「公文書管理に関する行政評価・監視結果報告書」は、以下で確認できます。
http://www.soumu.go.jp/main_content/000507803.pdf

2018年2月13日

書庫整理が先か、システム導入が先か

 文書管理システム(ソフト)導入を検討するとき、書庫の文書が目録化されていなかった場合、どういう手順で進めていくのがいいのかと問われることがあります。

 理想は、書庫の文書をすべて目録化し、システムに組み込んだ上で、運用を開始することでしょう。なぜなら、過去の文書の所在をすぐに検索でき、システムを使う効果がより大きく実感できるからです。

 しかし、予算や人手、時間の関係でそううまくはいかない場合が多いのも事実です。だからといって立ち止まる必要はありません。
 システム運用を開始してから、書庫の目録は後から随時追加していくという方法もあるでしょう。目録化をアウトソーシングすることもできます。また、いきなりの新システム導入に抵抗感がある場合は、意識改革に重きを置いて、ルール作りや研修を実施することから始めるのも良いでしょう。

 どれが正解という事はありません。
 その組織の意識文化や職員の負担の度合、組織の規模によっても状況は変わってくるはずです。

 重要なのは、思い描く管理方法になるように、今できることから始めることです。

2018年2月6日

中学校の教壇に立ちました!

 先日、商工会議所青年部の活動で中学校へ「出前授業」に行きました。

 宇都宮市では「宮っ子チャレンジウィーク」といって、中学生が地元企業に出向いて約1週間にわたり職業体験をする教育プログラムがあります。
 今回は「宮っ子・・・」に先立ち、事前にマナーや仕事への臨み方などをレクチャーするというのが趣旨です。

 もちろん、これまでに教壇に立って授業(もどき、ですが・・・)をすることなど無く、ちゃんと話を聴いてくれるか心配だったのですが、結論から言えば杞憂に終わりました。
 とりとめのない内容にもかかわらず生徒たちが熱心に耳を傾けてくれたので、こちらも事前の練習以上にアツく語らせてもらいました。(笑)
 あっという間の1時間でしたが、貴重な経験をさせてもらいました。

 さらに今日、生徒たちから「お礼の手紙」をいただき、まさかのサプライズに感激しています!

 こうなったら、これまで以上に自分を律しなければいけませんね・・・。