2017年12月11日

行政文書の管理に関するガイドライン 4

 11月20日付けの当ブログでご紹介した「行政文書の管理に関するガイドライン」の見直しですが、11月22日から12月10日にかけてパブリックコメントが実施されました。

 詳細は、内閣府のサイト「『行政文書の管理に関するガイドライン』の一部改正案についての意見の募集について」に掲載されています。
 ここには、改正案の「概要」、「新旧対照表」も掲載されています。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/index/iken.html

 ただし、パブリックコメントは、12月10日に終了していますので、このページがいつまで閲覧可能かは、不明です。


2017年12月4日

どんなファイルを作ろうか

 皆さんは、紙文書をファイルに綴じる時、どのように綴じていますか。

 これはあくまで私の方法ですが、
①年度毎に客先毎のファイルを作る。
②カバンや机の中にしまわず、すぐにファイルに時系列(日付順)で綴じていく。日付を記入する。
③見積書のコピーならば、なぜその金額になったのか、どういう積算根拠だったのかを記入しておく。
④毎月の業務は月毎のインデックス、業務内容が多岐に渡る場合は案件毎のインデックスをつける。
⑤種類毎にファイルやラベルの色、配置場所を設定する。

・・・と当たり前の事だと思うかもしれませんが、忙しい時期はついつい後回しになってしまうものです。

 ②のすぐにファイルに綴じる癖をつけておかないと、重要な文書が抜けてしまう恐れがあります。
 ③については、その時はわかっているのであまり重要視されませんが、1年後に見たときにそうした経緯や根拠の記載があるかないかでそのファイルの価値が大きく異なります。
 ④や⑤については、好みの問題かもしれませんが、丁寧に整理されたファイルは仕事の効率を挙げる効果が高い一方、文書の日付も不明で流れもわからないというファイルは目当ての文書を見つけるだけでもそうとう苦労する挙句、仕事のモチベーションを下げてしまうでしょう。

 丁寧なファイルを作る人程、仕事の質も高い傾向があります。