文書管理業務に携わっていると、文書管理規程を見直したいという要望もよく聞きます。
昔策定した規程が現状と合わなくなってきている、手間がかかって守れない・・・等々。
一度決めたルールを守っていくことは大切ですが、それは時と場合によります。
特に今、その規程を定めた目的が達成できない状態であるとするなら、それは見直すことが必要でしょう。
文書管理に限ったことではないと思いますが、その時々でより効率的な方法やより適切な方法というのは変わっていくはずです。
例えば、文書ファイルの背に貼るラベルにしても、昔は手書きで描き込んでいましたが、テプラを使うようになり、今ではパソコンから印刷することができます。
一度プログラムを組んでしまえば、識別しやすいデザインや色分け等も自由自在です。
文書管理の場合は、継続して守っていけるという事が特に重要で、どんなに厳密な管理を規定したルールを作成しても、現実として皆が守っていけない規程では、数年のうちに文書管理体制は崩壊してしまうでしょう。
当社は、規程作りのお手伝いもさせていただいておりますので、これからもお客様と一緒になって、より良い手法を考えて続けていきたいと思います。
