２月３日、このブログで第32回公文書管理委員会委員懇談会（平成26年１月23日開催）の配付資料「平成24年度における公文書等の管理等の状況について」をご紹介しましたが、１月24日の段階で公文書管理法第９条、第12条、26条に基づく「平成24年度における公文書等の管理等の状況についての報告」が内閣府のサイトにおいて公表されていました。
http://www8.cao.go.jp/chosei/koubun/houkoku/houkoku.html
この報告の「表11 監査の実施状況」には、監査を実施した42の行政機関の内、指摘を受けた33のケースが紹介されています。「表11 監査の実施状況」によれば、監査における指摘事項は以下のようなものです。
・複数年度分の行政文書ファイルを同一のファイリング用具に編綴している
ものがあった。
・研修を受講していない。
・標準保管基準が作成されていない。
・個人文書が行政文書と混在して保管されていた。
・電子媒体の個人文書が共有ドライブに保存されていた。
・行政文書ファイルの背表紙の記載内容と行政文書ファイル管理簿の
記載内容に齟齬があった。
・同じ内容にもかかわらず名称が異なるファイルがあった。
・ファイルの保存期間と編綴文書の保存期間が一致していない。
・「～関係資料」など、内容が分かりにくい名称となっていた。
これらは、いかなる組織、団体においても起こり得ることといえそうです。
