以前、工場見学に行ったことがあります。
「５Ｓ」と「見える化」の見本のような工場でした。
工具類はその姿を模した置場が作成されており、誰もが必要な時にすぐに使えるようになっている。
さらにホワイトボードには、誰がいつまでに何をするという工程表が貼りだしてある。
はじめはやはり従業員の抵抗もあったようですが、今では、作業の効率化や適切な納期管理、不具合の早期発見、経費の削減を実現しているとのことです。
文書管理も同じだなと感じます。
どこに何が配架されているのかが一目瞭然になっており（目録やファイルラベル）、誰もが使える状態になっている。
文書がいつまで保存され、いつ廃棄されるのかというスケジュールが明確になっている。
整理整頓にしても、文書管理にしてもポイントとしては、手間を惜しまず、仕組みを作り、見た目にもきれいな状態を作ることが重要だと感じます。
きれいに整理されており、手間ひまがかかっているほど、維持しようという心理が働きますし、仕組みを作ってしまえば自然とそれに合わせるようとするのもまた心理です。
