2013年4月22日

バーコードの活用 2

 以前、文書ファイルにバーコードをつける話をしましたが、実際の文書管理の現場ではどのように使われているのでしょうか。
 その事例をいくつか紹介します。

●引継作業で、ファイルを保存年限毎に箱詰めする時、現物ファイルにバーコードリーダーをあてていき、一括で保存箱番号を入力する。

● 「保存箱」と「配架した棚」にバーコードを貼り付け、保存場所を移動する際、保存箱と棚にバーコードリーダーをあてて配架位置をデータベースに反映させる。

●廃棄作業で、箱やファイルのバーコードを読み込んだものを廃棄済とする。

●ファイルの貸出、返却を管理する。

 これらは、業務の効率化や正確性の確保に役立ちますが、実は隠れた効果として、バーコードがついていないと管理されていないファイルとされますので、担当者もこれはまずいという意識が働き、データの登録もれを防ぐ効果もあるようです。