公文書管理法では、結果だけでなく、なぜそうなったかという物事の経緯を文書化して残すこととしています。
これは説明責任を果たすための官公庁の話だけでなく、実際日々の会社の業務を見ても、なぜそうしたか・・・という事は重要です。作業を指示する場合やお客様への説明の場面でも、大きく仕事の質が変わってきます。
営業の場合は、
なぜその金額にしたのか、その積算根拠は、どういう交渉の結果その金額に辿り着いたのか。など。
業務の場合は、
ある文書をスキャナで読み込むような場合、なぜ解像度を400dpiにしたのか、なぜナンバリングが必要なのか。など。
その時はわかっていても、1年も経てば記憶はあやふやになっていきます。
こうした事が文書で残っているかどうかによって、後の従業員教育も格段に違ってくるはずです。
