2011年5月30日

ひと目でわかる

 何事もひと目でわかるというのは重要なこと。
わかり易いということは、人為的なミスを減らすことにも貢献します。

 文書管理に当てはめると、ファイルに貼付するラベルを年度や保存年限、廃棄年月日毎に色分けする、またはファイル自体を色分けする等の工夫がよく見られます。

 フラットファイルやフォルダはもちろん、シールラベルやテプラ自体も様々な色の製品が発売されていますが、最近では、パソコンからカラープリンタでラベルを出力することで自由な色配置をする手法もよく用いられます。

 その場合、データをラベルの形にして出力するソフトを使用すると便利です。
当社の文書管理支援ソフト「ファイリングマネージャー」では、色情報も含めたラベルのカスタマイズも承っております。